DEMANDEUR : Jean Claude Bidon	Le : 30/11/2005	Échéance : à la saint Glinglin
ACTEUR(S) : Y3 et le groupe EG

CONTEXTE	(La matière sur laquelle je me base pour décrire la situation existante)
Qui se plaint de quoi ?	Les agents du groupe ne demandent pas à déménager. Toutefois, la possibilité d’avoir des espaces individualisés par métier au sein d’un grand bureau serait appréciée
Qui est concerné ?	Les agents du PRI, nos clients internes PM, ACOG, PSD, la reprographie, le secrétariat de la DRI
Les personnes concernées se plaignent-elles et si oui, de quoi ?	Les personnes concernées ne se plaignent pas
Y a-t-il d’autres personnes qui se plaignent de la situation ?	?
Pourquoi maintenant ?	Besoin de locaux au siège, peut-être ?
Pourquoi la situation ne pourrait-elle pas durer ?	La situation actuelle peut durer

CHANGEMENT
Transférer les services, sauf les Télécoms, du Pôle Ingénierie de la Région Bourgogne Franche Comté sis au siège, dans les locaux de la Tour Mercure
« Exodus»

L’ÉVOLUTION	Situation actuelle	Δ	Situation cible	Pourquoi
Description détaillée de la situation actuelle

Description détaillée de la nouvelle situation	PRI regroupé au siège sur 4 étages dans 2 ailes du bâtiment

TL rue Mariotte près de l’ASTI	=	PRI regroupé tour Mercure sur plusieurs étages

TL rue Mariotte	?

Proximité de l’ASTI, synergie forte entre ces métiers
( Ce qui disparaît	Proximité du Pôle Maintenance	(	7 minutes chrono + risque traversée avenue Albert 1er et cour de la gare (intempéries !!!)	Les échanges ont lieu en consultant les plans, ce qui n’est pas possible par téléphone
( ce qui est nouveau	Proximité du secrétariat DRI	(	idem
= ce qui ne change pas	Proximité de la reprographie	(	Idem
Proximité du BADR	(	Idem
Proximité du réfectoire	(	Idem
Proximité du parking véhicules de service	(	Idem si impossibilité au pieds de la tour
Proximité de l’agence famille	(	idem
Proximité des imprimantes/photocopieuses (qq. m)	=	imprimantes/photocopieuses judicieusement réparties (qq. m de EG)
Proximité des toilettes/sanitaires	=
Proximité des archives mortes	(	7 minutes chrono + risque traversée avenue Albert 1er et cour de la gare (intempéries !!!)	Impossibilité de transferer nos archives du fait de l’abscence de locaux
Lavabo dans le bureau	(	Sanitaires à l’étage, voir création d’une tisanerie	Pas de possibilité d’installer un lave main dans les bureaux
Vue dégagée et agréable	=	Choisir le coté est	moins chaud l’été en l’absence de climatisation et de rideaux extérieurs
Surface restreinte par agent	+	Prévoir 14 postes de travail (13 + un stagiaire) entre 12 et 14 m²

Aménagement paysagé par groupe métier au sein d’un bureau commun	Renforcement des effectifs EG d’une unité, espace nécessaire à la concertation de 2 ou 3 agents sur un projet
Volume de rangement restreint (matériel topo, dossiers, doc, référentiels,…)	+	Augmentation du volume de rangement de 30%	Manque de place actuellement notamment sur le rangement du matériel topo, des projets comme le TGV, les GOP, etc.
Proximité de la salle de réunion DRI	+	Prévoir une salle de réunion plus spacieuse que celle de la DRI, agréable, d’une vingtaine de places

Prévoir quelques petites salles (4 places)	Doit pouvoir accueillir un grand groupe entièrement

Pour des réunions de travail, les eia, etc.
Pas de garage véhicules agent	=
Garage 2 roues	(	?
Accessibilité CANIF globale à l’immeuble	(	Chaque étage devra être « canifé »

Prévoir un bouton ouvre porte avec interphone en cas d’oubli de sa carte au bureau ou pour les visiteurs autorisés	Immeuble collectif à plusieurs entreprises
Proximité de la gare pour les trajets en train	=
On bénéficie de l’accueil du siège	(	Qui gère les livraisons, l’accueil des visiteurs ?	Mise sous canif par étage
On bénéficie du secrétariat de la DRI pour la gestion du courrier	(	Aura-t-on un secrétariat pour trier le courrier ?
Locaux appartenant à la SNCF	(	Le syndic doit donner son accord
Frais répartis sur l’ensemble du siège	(	Frais répartis sur le Pôle	Pas d’économie d’échelle
Câblage réseau performant	=	Installation performante	À créer
Locaux non climatisés	(	Locaux non climatisés, températures mesurées in situ supérieures d’environ 2 degrés	Impossibilité de climatiser les locaux, difficulté, voir impossibilité de poser des rideaux extérieurs, pas de double vitrage

LE BILAN	Acteurs	Ce que je perds	Ce que je gagne	Ce que je garde
(Personnes concernées par le changement)

(description de ce que je laisse dans l’opération)

(description de ce que je gagne dans l’opération)

Il est très important de valoriser ce que je garde, ce qu’on fait bien	PRI DJ EG	La proximité de mes clients (PM, PSD)

La proximité de la reprographie

La proximité du secrétariat de la DRI

Le confort d’un lavabo dans le bureau

Le contrôle CANIF global

L’accueil du siège	Bureau plus spacieux, plus de place pour les archives vivantes et le matériel

Regroupement sur des zones « métier » par synergie (GOP, Courbes/Gabarits)

Espaces délimités par des cloisons mi hautes ménageant une certaine intimité

Salles de réunions plus confortables	La proximité des autres groupes du Pôle

Un grand bureau pour l’ensemble des EG
Nos Clients

(PM, PSD)	La proximité des agents d’études

Du temps (14’ aller-retour)
Les liaisons informatiques et téléphoniques
Le financier	Delta coût actuel/coût futur

Temps perdu entre le nouveau site et la reprographie, au minimum 1 fois par semaine par agent :

14’ x 80 agents x 52 semaines = 970 h

soit 63 773 €

Coût du déménagement	Delta coût actuel/coût futur

Les recettes du Pôle

LES RISQUES	Acteurs	RISQUES
décrire les risques liés aux acteurs et à la façon de mettre en place le changement pouvant remettre en cause celui-ci.

Comment je prends en compte le risque, comment je le minimise.

décrire les risques liés aux acteurs et à la nouvelle situation une fois le changement effectué

Comment je prends en compte ce risque, comment je le minimise.
Dans la mise en place du changement	Couverture	Dans la situation future	Couverture
PRI DJ EG	Manque d’hadésion du personnel

Démotivation

Sentiment d’être mal considéré et rejeté par le staf régional (DR en tête)

Rejet fort se traduisant par une grande inertie, de la mauvaise volonté et un allongement des délais de l’opération	Communication importante

Pas de langue de bois

Vision claire des enjeux financiers

Insister sur l’intérêt de ce que l’on garde et gagne par rapport à ce que l’on perd	Plus de contraintes dans la vie de tous les jours (badge pour changer d’étage, absence de refectoire…)

Allongement des délais, temps improductifs plus importants	?
Le Client	Ne se sent pas pris en compte dans notre fonctionnement	Communication montrant le gain qu’il peut retirer de notre nouvelle organisation en terme d’efficacité pour lui	Perte du contact direct donc perte d’information

Sentiment qu’on est plus à son service
Le financier	Montant important de l’opération conduisant à rogner sur les aménagements nouveaux ne conduisant plus à une opération gagnant gagnant	Prévoir un budget confortable, ne pas faire une opération au rabai	Frais locatif et charges plus importants que prévus ou en augmentation forte

L’ACTION	Évaluation du changement
Ce que je fais concrètement qui matérialise le changement

Ce que je mets en place pour suivre les effets du changement, outils, délais	Discuter largement des nouveaux aménagements en réunion de groupe. Enquête individuelle sur les désidératas de chacun par rapport à la situation actuelle

Enquête individuelle des agents du groupe sur les désidératas de chacun après 1 an dans la nouvelle situation

ANALYSE DU CHANGEMENT

DÉMÉNAGEMENT TOUR MERCURE

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Analyse changement.doc

OBJECTIF / DEMANDE

DEMANDEUR :

NOBLET

2013-03-25

Yves Noblet

LAMIENNE